國際貨運代理常識：貨代的一般操作流程有哪些？

流程步驟：接單--->登記臺帳\建立流程表--->查詢到港信息--->進口換單--->報關(guān)報檢--->結(jié)算--->放貨--->制定貨發(fā)POD--->歸檔

 操作方法和步驟
　　1. 接單
　　1.1 制定貨:每天注意查收國外代理發(fā)來的貨物預(yù)告后,了解代理名稱\提單號\名品\件數(shù)\重量\預(yù)到付\船名航次\預(yù)計到港日\收貨人資料等有關(guān)信息.對于內(nèi)容不清楚或有疑問的預(yù)告,應(yīng)當天與國外代理聯(lián)系并確認.
　　1.2 自攬貨:接收銷售人員或客戶送(寄)來的進口單據(jù),了解換單代理的名稱\提單號\名品\件數(shù)\重量\預(yù)到付港日等相關(guān)信息.對于內(nèi)容不清楚或有疑問的單據(jù),應(yīng)當天與客戶聯(lián)系并確認.
　　2. 登記臺帳
　　2.1 <海運進口業(yè)務(wù)臺帳>(以下簡稱<臺帳>)是海運操作人員用于掌握午夜情況,便于與客戶聯(lián)系的自備用表,在接到單據(jù)或預(yù)報后應(yīng)立即進行登記.
　　3. 編制<海運進口操作流程表>(以后簡稱<流程表>)
　　3.1 <流程表>是海運進口最重要的操作文件,貫穿整個業(yè)務(wù)操作過程.
　　3.2 接單當天必須完成<流程表>的建立
　　3.3 指令清楚,操作要求明確.
　　4. 查詢到港信息
　　4.1 向船公司或船(貨)代查詢貨物的到港日期.
　　4.2 將查詢結(jié)果登記在<臺帳>及<流程表>上.
　　5. 通知收貨人
　　5.1 對必要的制定貨,填寫并傳真<海運進口貨物催地通知單>給收貨人.
　　5.2 接到收貨人提供的進口提單后,應(yīng)進行審核:提單的倍數(shù)是否正確,完整,清晰.
　　6. 換單
　　6.1 船到前,背妥換單單據(jù),包括:背書的正本提單或電放通知和提單副本;
　　6.2 船到后,到船公司或代理處換單.
　　7. 報關(guān)報檢
　　7.1 若收貨人自報關(guān)\報檢,應(yīng)積極與收貨人聯(lián)系,了解通關(guān)狀況,必要時給予指導(dǎo).
　　7.2 若客戶要求我司代報關(guān)\報檢,需提供如下單證:
　　(1) 報關(guān)委托書
　　(2) 進口報關(guān)單
　　(3) 發(fā)票
　　(4) 裝箱單
　　(5) 合同
　　(6) 海關(guān)減免稅證明
　　(7) 機電產(chǎn)品進口登記表
　　(8) 登記手冊
　　(9) 報檢委托書和商檢注冊號
　　(10) 海關(guān)或商檢需要的其他監(jiān)管單證及信息.
　　A 接收客戶提供單據(jù)時,操作員應(yīng)對所有單證進行審核.審核內(nèi)容包括:
　　(1) 各進口企業(yè)所提供的裝箱單和發(fā)票雖然在格式上不一樣,但內(nèi)容大體一致,所顯示的起運港\目的港\品名\重量\體積\件數(shù)\單價\金額\成交方式等內(nèi)容必須完整,且各種單據(jù)必須一致.
　　(2) <減免稅證明>上所顯示的申請單位\到貨口岸\品名必須與提單\發(fā)票\裝箱單上的有關(guān)內(nèi)容一致,<減免稅證明>上所顯示的貨物數(shù)量及金額必須"大于"或"等于"提單\發(fā)票\裝箱單上的有關(guān)數(shù)據(jù).
　　(3) <機電產(chǎn)品進口登記表>上所顯示的申請單位\到貨口岸\品名必須與提單\發(fā)票\裝箱單上的有關(guān)內(nèi)容一致.<機電產(chǎn)品進口登記表>上所顯示的貨物數(shù)量及金額必須"大于"或"等于"提單\發(fā)票\裝箱單上的有關(guān)數(shù)據(jù).
　　(4) <登記手冊>上所顯示的內(nèi)容必須與提單\裝箱單及發(fā)票上的有關(guān)內(nèi)容一致.
　　B 報關(guān)單證如不齊全或內(nèi)容有誤應(yīng)立即與收貨人聯(lián)系,以免業(yè)務(wù)操作中發(fā)聲困難.
　　C 審核無誤后,登記<海運進口單證流傳單>,將單證轉(zhuǎn)給報關(guān)行.
　　D 對通關(guān)狀況進行跟蹤,對報關(guān)中出現(xiàn)的問題應(yīng)即是與報關(guān)行\(zhòng)收貨人協(xié)調(diào)解決.通關(guān)后,及時通知收貨人.
　　E 操作員收到報關(guān)行退回的報關(guān)\報檢單證后,應(yīng)在<海運進口單證流傳單>上登記后退給收貨人并做好簽收.
　　8. 結(jié)算
　　8.1 費用確認:
　　操作員將所有應(yīng)付款項填寫進<海運進業(yè)務(wù)交接單>的應(yīng)付欄內(nèi),交銷售員與收貨人確認收費明細,由銷售員填寫<海運進業(yè)務(wù)交接單>中的應(yīng)收\應(yīng)付款項,內(nèi)容應(yīng)正確無遺漏后即是準確的開具業(yè)務(wù)發(fā)票并收款.若發(fā)現(xiàn)錯誤,應(yīng)及時通知操作員或銷售員糾正.
　　9. 放貨
　　對指定貨,收貨人到我司換提單時,必須遞交正本已背書提單.如收貨人無正本提單,須查詢國外代理,憑國外代理的電放通知和收貨人在提單上的背書后方可放提貨單.
　　A 收貨人自提貨:結(jié)算員收款后直接將提貨單放給收貨人并做好簽收.
　　B 我司送貨:海關(guān)放行后,操作員根據(jù)收貨人的送貨要求,制作<派車單>,通知車隊送貨.
　　10. 制定貨操作完畢后,發(fā)POD給國外代理
　　放貨后,通過電腦或者傳真向國外代理發(fā)POD.
　　11. 存檔
　　每筆業(yè)務(wù)做完后,認真整理業(yè)務(wù)文件,對所有原始資料應(yīng)妥善保管,整理歸檔備查.
　　11.1 存檔文件
　　A 交接單
　　B 流程表
　　C 箱單發(fā)票的復(fù)印件
　　D 提單復(fù)印件
　　E 派車單
　　F 海運進口單證流傳單
　　G 海運進口運雜費確認單
　　11.2 操作員對全套業(yè)務(wù)文件進行核對:
　　(1) <交接單> 中的相關(guān)內(nèi)容應(yīng)正確無遺漏
　　(2) 在同一票業(yè)務(wù)的各種操作文件中,下列內(nèi)容應(yīng)完全一致
　　A 業(yè)務(wù)編號及收貨人名稱
　　B 目的港.船名航次及提單號
　　11.3 每票業(yè)務(wù)結(jié)束,操作員將所有文件進行裝訂和標識后轉(zhuǎn)給檔案管理員:
　　A 每套業(yè)務(wù)檔案應(yīng)將<交接單>作為封面進行裝訂
　　B 每套業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)其業(yè)務(wù)編號來作為業(yè)務(wù)檔案的序號.業(yè)務(wù)編號是歸檔標識也是查詢的索引號